Dokumenty vs dokumenty cyfrowe

Żyjemy w XXI wieku. Niczym nowym nie jest dla nas korzystanie z elektronicznych dokumentów, praca nad nimi z dowolnego miejsca na ziemi oraz ich archiwizacja. Czy czas tradycyjnych dokumentów przeminął?

Czy opłaca się digitalizować dokumenty?

W przedsiębiorstwach, w których obieg dokumentów jest naprawdę intensywny nie ma możliwości digitalizacji przy pomocy skanera, choćby i było ich pięć. Ilość wytwarzanej dokumentacji jest tak duża, że czas poświęcony na skan byłby po prostu zbyt duży. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest zlecenie profesjonalnego skanowania dokumentów (np. tutaj: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/skanowanie-i-digitalizacja/), a następnie ich digitalizacji firmie zewnętrznej. Jak wygląda realizacja takiego zlecenia?

Proces skanowania i digitalizacji

Zaczyna się od skanowania. Profesjonalne firmy zajmujące się skanowaniem dokumentów dysponują ogromną ilością zsynchronizowanych skanerów, dzięki którym cały proces jest znacznie krótszy i wydajniejszy. Powstałe w ten sposób skany są następnie katalogowane i segregowane według ustalonych wcześniej kryteriów. Bardzo ważny jest też etap określania dostępności informacji po to, by odpowiednie dokumenty były dostępne tylko dla wyznaczonych uprzednio osób.

Najważniejsze zalety digitalizacji

Wśród najważniejszych zalet digitalizacji należy wymienić takie kwestie jak:

  • Ochrona dokumentu przed zniszczeniem. W przeciwieństwie do arkusza papieru, arkusz w formie elektronicznej nie podlega upływowi czasu. Ponadto, jeśli jest odpowiednio archiwizowany i przechowywany, staje się właściwie niezniszczalny.
  • Przeglądanie i udostępnianie online. Dokumenty w formie elektronicznej mają tę przewagę, że mogą być przeglądane przez wiele osób w tym samym czasie z dowolnego miejsca na ziemi.
  • Poprawa jakości pracy. Dokumentacja elektroniczna upraszcza wiele procedur i oszczędza czas pracowników firmy.
  • Redukcja kosztów. Wspomniane wyżej zalety przekładają się też na niższe koszty obsługi dokumentacji, co jest ważne dla każdego przedsiębiorcy.
  • Zagospodarowanie przestrzeni. Dzięki digitalizacji setki kilogramów papieru mieszczą się na małym dysku twardym, co oznacza lepsze wykorzystanie dostępnego w biurze miejsca, lub nawet oszczędność na powierzchni biura.

Podsumowując, dokumenty cyfrowe mają zbyt wiele przewag nad tradycyjnymi, byśmy w ogóle rozważali jakiekolwiek porównanie. Archiwizacja i digitalizacja to oszczędność przestrzeni, kosztów i czasu.

Kalendarz konferencji

Grudzień   2017
P W S C P S N
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31

Newsletter

captcha