II Forum Office Manager 2017

Z badań wynika, że  profesjonalne zarządzaniem biurem przekłada się na sprawne funkcjonowanie całej firmy. Współczesny Office Manager to osoba, która czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem biura i gwarantuje pracownikom bezproblemowe wykonywanie obowiązków zapewniając im odpowiednie warunki pracy.

Zapraszamy do wzięcia udziału w II Forum Office Managera.  Podczas tego spotkania, praktycy z największych firm oraz niezależni eksperci, podzielą się z Państwem swoim doświadczeniem w zakresie usprawniania procesów administracyjnych. Będzie to kompendium wiedzy praktyczno – organizacyjnej potrzebnej w pracy osób zajmujących się kompleksową obsługą biura i procesów biurowych.

Wierzymy, że prezentowane tematy, podobnie jak w zeszłym roku, spotkają się z dużym zainteresowaniem i będą okazją do wymiany doświadczeń w gronie profesjonalistów.

II Forum Office Manager 2017 tematy.:

• Poznasz zaawansowane techniki prowadzenia kilu projektów jednocześnie
• Dowiesz się, jak zarządzać budżetem w pracy Office Managera
• Poznasz najefektywniejsze metody negocjacji z dostawcami
• Usłyszysz o efektywnych metodach zarządzania zmianą w procesie rearanżacji powierzchni biurowej
• Dowiesz się jak być kreatywnym w pracy Office Managera
• Poznasz case studie nt. wdrożenia Lean w procesach biurowych
• Dowiesz się jak firmy usprawniają procesy zakupowo – administracyjne
• Poznasz tajniki optymalnego zarządzania samochodami w firmie
• Dowiesz się jak pozostać w zgodzie ze sobą i pozostać w dobrych relacjach z innymi

II Forum Office Manager 2017 skierowane jest do

• Tworzymy i promujemy platformę wymiany doświadczeń w środowisku Office Managerów z największych i najefektywniej działających organizacji w Polsce
• Wspieramy w dążeniu do tworzenia lepszych rozwiązań i decyzji w ramach swoich kompetencji
• Pokazujemy możliwości wykorzystania narzędzi i technik optymalizujących pracę Office Managerów
• Inspirujemy  do  poszukiwania nowych rozwiązań
• Identyfikujemy światowe trendy i dostosowujemy je do warunków rynkowych

Podczas spotkania, które jednoczy środowisko profesjonalistów zarządzających procesami administracyjnymi zaproponujemy najnowsze, ciekawe i skuteczne rozwiązania funkcjonujące w Polsce i na świecie. Dlatego uczestnictwo w Forum będzie stanowiło nie tylko wymierną korzyść dla firmy, ale również dla każdego z Państwa z osobna.

Po zakończeniu pierwszego dnia Forum, zapraszamy Państwa na „cocktail reception”. To doskonała okazja do wymiany doświadczeń i efektywnego networkingu.

II Forum Office Manager 2017 agenda 23.05

LEAN W PROCESACH BIUROWYCH

CASE STUDY: USPRAWNIENIA PROCESÓW BIUROWYCH NA PRZYKŁADZIE LUFTHANSA Michał Wolak , Prezes Zarządu, Lean Action

• Po co wdrażać Lean w biurze?
• Jak rozpocząć wdrożenie?
• Jak zaangażować pracowników w usprawnianie?
• Rezultaty Lean Office dla firmy

KLIENT WEWNĘTRZNY W FIRMIE

WSPÓŁPRACA Z KLIENTEM WEWNĘTRZNYM – TAJEMNICA SUKCESU OFFICE MANAGERA Małgorzata Michalczyk, Dyrektor Administracyjny, Colliers International

• Komunikacja jako klucz do sukcesu
• Budowanie konstruktywnych rozwiązań i relacji z pracownikami
• Praktyczne metody zarządzania relacjami z pracownikami
• Tworzenie pozytywnego wizerunku Administracji
• Współpraca z „trudnym klientem”

BUDŻET W PRACY OFFICE MANAGERA

JAK WYKORZYSTAĆ BUDŻET W CODZIENNEJ PRACY? Aleksandra Tarasek, ekspert w zakresie finansów

• Jak każdy Office Manager powinien planować budżet?
• Na jakie pozycje należy zwrócić uwagę konstruując budżet?
• Jak kontrolować bieżące wydatki?

DESIGN THINKING  

DESIGN THINKING  W PRACY OFFICE MANAGERA dr Paweł Fortuna,  psycholog, doradca, badacz, trener biznesu, nauczyciel akademicki, autor książek naukowych

• Psychologiczne meandry wyzwalania kreatywności
• Podstawowa blokada: Lęk przed sukcesem czy lęk przed porażką?
• Tworzenie właściwego kontekstu dla twórczości
• Wzbudzanie trwałej intencji kreacji
• Przełamywanie trudności w implementacji intencji na różnych etapach wdrażania pomysłów

SAMOCHÓD W FIRMIE

OPTYMALNE ZARZĄDZANIE FLOTĄ W FIRMIE OCZAMI PRAWDZIWEGO  FLOTOWCA Marcin Kowal, Prezes Zarządu OMK Solutions Sp. z o.o.

• Na co należy zwrócić uwagę tworząc politykę flotową w firmie?
• Jak skonfigurować bezpieczny pojazd?
• Działania wspierające należyte eksploatowanie pojazdów

NEGOCJACJE Z DOSTAWCAMI

TECHNIKI SKUTECZNEGO ODDZIAŁYWANIA W PROCESIE NEGOCJACJI

• Jak przygotować się do negocjacji?
• Na co zwracać uwagę podczas ustalania ceny?
• Jak rozmawiać z monopolistami?
• Kiedy to nam bardziej zależy niż dostawcy
• Kluczowe błędy w negocjacjach

ASERTYWNY OFFICE MANAGER

KOMUNIKACJA Z MENEDŻERAMI  - JAK POZOSTAĆ W ZGODZIE ZE SOBĄ I UTRZYMAĆ DOBRE RELACJE Z INNYMI? Małgorzata Głębocka  - Szurko, Ekspert w zakresie Zarządzania Zasobami Ludzkimi oraz filozofii Lean

• Nie ważne co powie A, ważne co zrozumie B  -  zasady skutecznej komunikacji, jako element zasadniczy w efektywnych kontaktach w organizacji
• Office Manager dyplomatą – jak skutecznie komunikować problem?
• Feedback śniadaniem mistrzów – rola informacji zwrotnej w efektywnej komunikacji
• Jak mówić by inni słuchali?

II Forum Office Manager 2017 agenda 24.05

ROZLICZANIE PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH

JAK PRAWIDŁOWO ROZLICZAĆ DELEGACJE SŁUŻBOWE? Elżbieta Młynarska – Wełpa,  Menedżer, consultant , trener biznesu coach

• Należności z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych
• Dokumentowanie kosztów ponoszonych w trakcie delegacji
• Podróż służbowa a czas pracy
• Najciekawsze orzeczenia na temat podróży służbowych.

PROCEDURA OBIEGU UMÓW W PRACY OFFICE MANAGERA CASE STUDY

JAK UPORZĄDKOWAĆ SPRAWY ZWIĄZANE Z POWSTANIEM, AKCEPTACJĄ I ARCHIWIZACJĄ UMÓW? Kamila Luttelmann- Malinska, radca prawny, Kierownik ds. prawnych, Lotte Wedel sp. z o.o., Anna Głód – Zdanowicz, radca prawny, Legal Counsel, Lotte Wedel Sp. z o.o.

• Ustalanie treści umowy – wzory umów, konsultacje z działem prawnym i innymi działami
• Uzyskanie akceptacji osób odpowiedzialnych ( metryczka umowy) – matryce autoryzacyjne, polityka zakupowa, weryfikacja prawidłowości reprezentacji kontrahenta, przedkładanie dokumentów do podpisu
• Wprowadzenie umów do bazy elektronicznej oraz archiwizacja
• Dostęp do umów  - ograniczenia
• Polityka ,,czystego biurka” – bezpieczeństwo poufnych dokumentów

MOVING MINDS NOT FURNITURE

ZARZĄDZANIE ZMIANĄ W PROCESIE REARANŻACJI POWIERZCHNI BIUROWEJ Sylwia Pędzińska, Partner/ Dyrektor, Workplace Innovation, Colliers International, Dorota Osiecka, Dyrektor, Workplace Innovation, Colliers International

• Rodzaje zmian w kontekście zmiany powierzchni biurowej
• Na czym polega zarządzanie zmianą?
• Dlaczego zarządzanie zmianą jest istotne?

ZARZĄDZANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEŃ DLA FIRMY

JAK PRZYGOTOWAĆ I KOORDYNOWAĆ ZAMÓWIENIA?    Wojciech Marchwicki – Dyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania Dostawcami, ING Bank Śląski S.A.

• Jak przygotować zapytanie ofertowe?
• Na co zwrócić uwagę podpisując umowę na dostawę?
• Jak właściwie koordynować realizację umowy?
• Jak postępować w przypadku niezgodności zamówienia?

OSZCZĘDNOŚCI W PRACY OFFICE MANAGERA

JAK USPRAWNIĆ PROCESY ZAKUPOWO - ADMINISTRACYJNE? Gabriela Kaflik, Ekspert i praktyk zarządzania zakupami, zarządca nieruchomości

• Office manager i jego rola w obszarze zakupów w organizacji
• Analiza kosztów, a kategorie zakupowe do optymalizacji
• Cykliczna weryfikacja dostawców z określeniem ich ważności pod kątem obniżenia kosztów firmy
• Optymalizacja kosztów zakupu, a zarządzanie relacjami z dostawcami
• Przeglądy dostawców, postępowania zakupowe jako jedne z metod uzyskiwania oszczędności
• Redukcja kosztów zakupów, a jego wpływ na wynik operacyjny firmy

 NOWELIZACJA - FORMA DOKUMENTOWA I ELEKTRONICZNA CZYNNOŚCI PRAWNYCH ROMANA PIETRUK - Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności

• Umowa pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej
• Czym jest dokument? czy forma elektroniczna to też dokument?
• Oświadzcenie woli w postaci dokumentu
• Zastrzeganie formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej
• Uzupełnianie lub zmiana umowy
• Kiedy czynność prawna jest nieważna?

Mamaison Hotel Le Regina Warsaw, Kościelna 12, 00-218 Warszawa