IV Forum Działów Administracji 2017 4. Konferencja Administrative Directors Summit 2017

O Forum Spotkanie Dyrektorów Administracyjnych gromadzi top-managerów odpowiedzialnych za wyszukiwanie, pozyskanie, najem i utrzymanie dużych powierzchni biurowych. To przestrzeń spotkania przedstawicieli firm, które poszukują sprawdzonych metod optymalizacji kosztów najmu, podniesienia efektywności strategii zarządzania lokalami a także zwiększenia wydajności procesów administrowania biurem.

Cel Ideą spotkania jest wymiana dobrych praktyk i doświadczeń, prowadząca do optymalizacji procesów zarządzania powierzchniami biurowymi, a także polityki lokalowej, w tym kosztów najmu. Podczas Forum omawiane będą strategie zarządzania lokalami pod kątem budżetu i środowiska oraz nowe możliwości adaptacji przestrzeni biurowej, dopasowane do zmieniających się potrzeb korporacyjnych, technicznych i wizerunkowych. Ponadto przeanalizujemy możliwości i wyzwania wynikające ze współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług a także wskażemy obszary, w których ich zaangażowanie może wnieść wartość dodaną do praktyki uczestników.

Formuła Formuła Forum opiera się na analizie skutecznych rozwiązań podczas wspólnej 2-dniowej sesji, a także podczas interaktywnych spotkań w małych grupach tematycznych, prowadzących do odpowiedzi na pytania w najistotniejszych, wskazanych przez uczestników obszarach. Agendę spotkania uzupełnia koktajl, podczas którego uczestnicy w nieformalnej atmosferze mają dodatkową okazję do nawiązania nowych relacji biznesowych i przedyskutowania najbardziej interesujących ich rozwiązań i podejść stosowanych przez pozostałych uczestników.

W ramach dorocznego Administrative Directors Summit spotykają się profesjonaliści zarządzania procesami administracyjnymi w największych firmach w Polsce, aby poprzez wymianę różnorodnych, unikalnych doświadczeń i najlepszych praktyk zwiększać skuteczność swojej pracy oraz zapewnić płynne i stabilne funkcjonowanie zaplecza organizacji przy optymalnym poziomie kosztów operacyjnych.

• „MISTRZOWIE DLA MISTRZÓW” wyjątkowa możliwość wymiany doświadczeń, ewaluacji i benchmarkingu najbardziej strategicznych aktualnie obszarów w gronie szefów administracji największych firm w Polsce
• „WIELKI PLAC BUDOWY” unikalnej inteligencji zbiorowej złożonej z praktycznej wiedzy, inspiracji i innowacji, dzielonych przez praktyków zarządzania zapleczem administracyjnym biznesu
• NOWA, INTERAKTYWNA FORMUŁA WYDARZENIA umożliwiająca dynamiczne zgłębianie najciekawszych tematów oraz indywidualny rozwój kompetencji przywódczych podczas równoległych sesji warsztatowych
• PRZEGLĄD TRENDÓW ORAZ NOWOCZESNYCH ROZWIĄZAŃ dla biur podnoszących efektywność i komfort pracy oraz optymalizujących koszty (bez utraty jakości)
• UDZIAŁ W DNIU SPECJALNYM OFFICE STUDIES: interaktywne warsztaty w nowo otwartych, najnowocześniejszych biurach w Polsce, połączone z aktywną integracją Uczestników w przeddzień Forum

Konferencja Administrative Directors Summit 2017 tematy

• Nowoczesna administracja a zarządzanie zmianą w organizacji
• Outsourcing – tworzenie wartości dodanej dla biznesu
• Zarządzanie ludźmi – jak skutecznie wspierać budowanie motywacji pracowników
• Efektywność procesów administracyjnych
• Site Inspection w wybranych biurach

Konferencja Administrative Directors Summit 2017 program dzień 1

Inauguracja Forum i sesja networkingowa: Szanowni Architekci zaplecza biznesu - poznajcie się! Anna Gapys, Project Manager > BLUE BUSINESS MEDIA

WSZYSTKO ZACZYNA SIĘ OD MARZEŃ… - INSPIRACJA GOŚCIA SPECJALNEGO!

Wiara w siebie kluczem do realizacji celów Aleksander Doba, Pierwszy człowiek na świecie, który przepłynął kajakiem Ocean Atlantycki z kontynentu na kontynent

• Jak odważnie marzyć?
• Jak znaleźć siłę do działania?
• Czy porażki są potrzebne w życiu?

NOWE KOMPETENCJE DLA ZWIĘKSZENIA SKUTECZNOŚCI DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO

Dyrektor Administracyjny jako lider – nowa rola w organizacji, jako odpowiedź na aktualne wyzwania biznesu Case study CREDIT AGRICOLE Maria Gulewicz, Dyrektor Departamentu Zakupów, Nieruchomości i Administracji, CREDIT AGRICOLE BANK

• Ewolucja organizacji oraz roli administracji: nowe pokolenia pracowników, nowe organizacje, nowa rola administracji i dyrektora administracyjnego
• Dyrektor administracyjny jako lider: przywództwo, władza, motywowanie
• Przełamanie kodu zaangażowania w firmie

Rola i znaczenie funkcji wspierających biznes w firmie – jak stać się prawdziwym wsparciem dla biznesu Case study VOLVO Joanna Cembrowicz, Director Real Estate, VOLVO

• Jak właściwie zdefiniować zadania Działu Zarządzania Nieruchomościami i Administracji aby stać się partnerem dla Zarządu
• Jak zarządzać zmianą we własnym dziale
• Jak wspierać zarządzanie zmianą w firmie i stać się prawdziwym wsparciem dla biznesu

OPTYMALNA ORGANIZACJA BACK-OFFICE DLA WYGODY I WIĘKSZEJ MOTYWACJI PRACOWNIKÓW ORAZ OSZCZĘDNOŚCI

Administracja to moja pasja! Nowa struktura działu, nowe skuteczne narzędzia i nowa motywacja – czyli czynniki sukcesu back office Case study WRIGLEY Agnieszka Piątek, Kierownik ds. Efektywności Miejsca Pracy, WRIGLEY

• Zmiana organizacyjna w ramach zespołu administracji – sytuacja wyjściowa
• Od zespołu ds. administracji do zespołu ds. efektywności miejsca pracy Workplace Effectiveness
• Budowanie wewnętrznej marki zespołu oraz jego zaangażowania - efekty

Administracyjne Simplicity: Kilka prostych przykładów jak zaoszczędzić czas, pieniądze i ułatwić ludziom pracę w biurze Case study AVON COSMETICS Ewa Bodio-Ziółkowska, Administration Manager, Administration Manager

• Zrobić mniej za więcej, wcześniej niż później
• Mała rzecz a też cieszy
• Jak i gdzie szukać pomysłów

Decyzje administracji vs. potrzeby pracowników - kto ma rację? Case study: GRUPA ALLEGRO Aleksandra Radomska, Kierownik Administracji, Zespół Administracji, GRUPA ALLEGRO

• Komunikaty od administracji - czy ktokolwiek w ogóle je czyta?
• Program „Nawrzucaj Administracji” i dlaczego to nie wyszło
• Włączanie pracowników w działania Administracji, wspólne podejmowanie decyzji

JAK CIĄĆ BY NIE PODCIĄĆ KORZENI, CZYLI JESZCZE O OSZCZĘDNOŚCIACH W PRAKTYCE DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO

Skuteczna restrukturyzacja procesów administracyjnych w organizacji by zapewnić oczekiwane i proaktywne funkcjonowanie działu przy niższym poziomie kosztów Case study SYGNITY Michał Markowicz, Dyrektor Biura Administracji i Logistyki, SYGNITY

• Zmiana postrzegania jakości i wartości wnoszonych przez administrację do funkcjonowania firmy. Przejście z modelu odtwórczej procesowo do innowacyjnej i traktowanej partnersko przez biznes. Czy to możliwe?
• Rola poszczególnych pracowników DA w procesie zmiany postrzegania. Aspekty komunikacyjne oraz budowanie wsparcia otoczenia biznesowego dla nowej wizji DA
• Kompetencje i wyniki które posiadamy, a które będziemy mieli jako dyrektorzy DA po zakończonym procesie zmian. Co wówczas dalej?

DYSKUSJA PANELOWA: Już bardziej oszczędzać się nie da! Optymalizacja kosztowa vs. wysoka jakość i zadowolenie Moderowanie dyskusji: Dagmara Zabrzeska, Internal Services Manager, VOLKSWAGEN BANK, Dorota Wiśniewska, Dyrektor Biura Administracji i Nieruchomości, RUCH

Uczestnicy Panelu:

• Joanna Cembrowicz, Director Real Estate, VOLVO
• Michał Markowicz, Dyrektor Biura Administracji i Logistyki, SYGNITY
• Marcin Wnuk, Dyrektor Personalny i Logistyki, KOMPUTRONIK

DYREKTOR ADMINISTRACYJNY JAKO STRAŻNIK BIZNESU… CZYLI CAŁKIEM NA SERIO O TYM JAK PRZYGOTOWAĆ ORGANIZACJĘ BY ZAPEWNIŁA BEZPIECZEŃSTWO PRACOWNIKÓW W KAŻDEJ SYTUACJI

Realne zagrożenia terrorystyczne XXI wieku, plany ciągłości oraz przygotowanie infrastruktury i personelu by stawili czoła sytuacjom kryzysowym Paweł Moszner, były oficer GROM, Instruktor Technik Antyterrorystycznych GROM, Szef, CENTRUM SZKOLENIA AT

• Idea „siedziby zapasowej” – funkcje, gotowość operacyjna
• Folder obiektowy i kryzysowa baza danych
• „Śmiertelne pułapki” - typowe błędy w wytyczaniu dróg ewakuacji i miejsc zbiórki

Działania administracyjne w zakresie zapewnienia ciągłości biznesu - bezpieczeństwo pracowników i organizacji w praktyce CASE STUDY BAYER Dariusz Noji, Head of Office Management, BAYER

• Identyfikacja zagrożeń i krytycznych procesów
• Organizacja zastępczego miejsca pracy
• Przygotowanie na kryzys

INTERAKTYWNA SESJA WARSZTATÓW RÓWNOLEGŁYCH - do wyboru

To spotkania w kameralnych grupach, dające możliwość przedyskutowania najbardziej nurtujących kwestii w gronie praktyków, oraz wypracowanie innowacyjnych rozwiązań gotowych do zaimplementowania w organizacji. Każdy uczestnik wybiera interesujący go temat.

Liczba uczestników danej grupy jest ograniczona – decyduje kolejność zgłoszeń.

E-kancelaria, automatyzacja obiegu dokumentów w firmie – zindywidualizowane narzędzie Monika Gromadzka, Kierownik Sekcji Obiegu i Archiwizacji Dokumentów, JERONIMO MARTINS

Procedury antyterrorystyczne. Przedstawienie autorskiego zestawu procedur stosowanego przez banki, korporacje i instytucje Paweł Moszner, Instruktor Technik Antyterrorystycznych GROM, CENTRUM SZKOLENIA AT

• Różnice między napadem na bank a atakiem terrorystów
• Atak na budynek korporacji oraz atak na hotel i restaurację
• Postępowanie osób (ocalałych i przytomnych!) po wybuchu bomby

Jak zabrać biurko i nie stracić pracownika? Implementacja Desk Sharing w organizacji z uwzględnieniem poziomu satysfakcji pracowników i wskaźników biznesowych. Ewelina Adamus, Workplace Research & Development Consultant, GRUPA NOWY STYL

• Desk Sharing – rozwiązanie dla wszystkich?
• Kluczowe zadania i największe wyzwania podczas wdrażania projektu Desk Sharing
• Studium przypadku

Miękkie kompetencje w pracy Dyrektora Administracyjnego – jak przekonać CEO i pracowników-milenialsów do własnych projektów - zestaw technik dobranych Marek Skała, Prezes, MEGALIT INSTYTUT SZKOLEŃ

• Techniki zmian skutecznych - efekt Hawthorne'a - jak angażować ludzi, by wspierali nasze projekty
• Gdzie szukać skutecznych rozwiązań - techniki inspiracji nieoczywistych.
• jak usprawnić działania własnego zespołu - Matt Sakaguchi i Model "ET"
• Skuteczne wdrażanie zmian w podległych zespołach (i nie tylko) – metodologia Heidta.
• Jak przełamywać opory - Struktura Podróży Bohatera.

Trzymaj zawsze rękę na pulsie, czyli niezbędnik narzędziowy każdego Szefa Administracji Dariusz Noji, Head of Office Management, BAYER

Konferencja Administrative Directors Summit 2017 program dzień 2

Interaktywna gra na dobry początek drugiego dnia Forum Anna Gapys, Project Manager > BLUE BUSINESS MEDIA

INSPIRACJA DO ZAIMPLEMENTOWANIA… JUŻ JUTRO(?)

Pets@Work czyli psy w biurze. Jak to funkcjonuje w praktyce? Case study NESTLE - BIURO W GATWICK Krystyna Foreman, Kierownik ds. Administracyjnych, NESTLE, dr n. wet. Sybilla Berwid-Wójtowicz, Pet Nutrition & Communication Expert, NESTLE Suczka Dixie, Jack Russell terrier, adoptowana w ramach Fundacji Viva! Akcja dla Zwierząt

• Założenia techniczne i ustalenia na poziomie administracyjnym budynku
• Procedura Pets@Work w Nestle Polska i jej realizacja na przestrzeni roku (od marca 2016). Przygotowanie pracowników, właścicieli psów oraz psów do programu
• Wpływ programu na poziom zadowolenia pracowników. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Co uwiera w biurze, czyli 5 istotnych problemów współczesnych miejsc pracy i sposoby jak je wyeliminować w procesie projektowym - na podstawie case studies Karolina Manikowska, Dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy, NOWY STYL GROUP, Anna Marszałek, Workplace Research & Space Planning Consultant, NOWY STYL GROUP

• Na co statystycznie najczęściej skarżą się użytkownicy biur
• Aspekty biura o największym oddziaływaniu na efektywność pracowników
• Diagnoza przestrzeni

EFEKTYWNE ZAKUPY - WIĘCEJ ZA MNIEJ. CENTRALIZACJA KLUCZOWYCH PROCESÓW ADMINISTRACYJNYCH NA SZCZEBLU GLOBALNYM – ILE MOŻNA ZYSKAĆ?

Doskonała organizacja procesu zakupowego w organizacji - centralizacja zakupów indirect Case study MEDICOVER Monika Bis, Dyrektor Działu Centralnych Zakupów i Administracji, MEDICOVER

• Wartość centralizacji zakupów w organizacji – jak przekonać nieprzekonanych?
• Zakupy centralne – funkcja wsparcia czy funkcja strategiczna w organizacji?
• Synergie procesowe, administracyjne i kosztowe wynikające z centralizacji funkcji zakupowej - przykłady
• Case study: projekt synergii zakupowej na podstawie firmy usługowej w Polsce
• Kierunki rozwoju funkcji centralnych zakupów w Polsce i zagranicą

Skuteczna obsługa procesu zakupowego przez back office Case study CONTINENTAL OPONY Beata Birula, Office Manager, CONTINENTAL OPONY

• Organizacja procesu zakupowego w firmie czyli centralizacja zakupów i wykazanie oszczędności
• CEOS (Continental Electronic Ordering System) - korporacyjny system, który służy do składania zamówień
• Współpraca międzydziałowa czyli wsparcie dla działów oraz pełna przejrzystość zamówień

CIĄG DALSZY NASTĄPIŁ! EFEKTY INNOWACJI WPROWADZANYCH DO DZIAŁU ADMINISTRACYJNEGO

Zapraszamy do wysłuchania dyskusji Prelegentów pierwszych edycji Forum, którzy opowiedzą jak rzeczywistość zweryfikowała tezy i rozwiązania, omawiane w latach poprzednich.

DYSKUSJA PANELOWA „PO LATACH” – czyli lekcje wyciągnięte z wprowadzanych innowacji i optymalizacji – sprawdzone rekomendacje Moderator Monika Wojnowska, Kierownik Działu Administracji, JERONIMO MARTINS

Uczestnicy Panelu:

• Andrzej Dmochowski, Dyrektor ds. Administracyjno-Finansowych, XELLA
• Piotr Godlewski, Dyrektor Departamentu Zarządzania Obiektami, T-MOBILE
• Małgorzata Kroczek, Dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku, ING BANK ŚLĄSKI
• Radosław Wierzchowski, Dyrektor Departamentu Zakupów i Zarządzania Majątkiem, PROVIDENT

MINIMALIZACJA RYZYKA PRAWNEGO W PRACY DYREKTORA ADMINISTRACYJNEGO

Obszary ryzyka prawnego związane z wykorzystaniem samochodu służbowego w firmie Case study MSD Maciej Słysz, Fleet Manager, MSD

• Polityka flotowa jako absolutnie podstawowy dokument towarzyszący wykorzystaniu samochodów do działalności przedsiębiorstwa
• Mobilność pracowników w świetle zagrożeń związanych z użytkowaniem samochodu
• Rodzaje ryzyk, zagrożeń – awaria, wypadek, stłuczka, kradzież, mandaty, utrata prawa jazdy
• Konsekwencje dla pracownika oraz firmy – ochrona ubezpieczeniowa, prawna
• Narzędzia IT dla bezpieczeństwa oraz kontroli

Odpowiedzialność prawna Dyrektora Administracyjnego – jak uniknąć błędów, prowadzących do nieprzyjemnych konsekwencji?

TRENDS & INNOVATION SHOW

Zapraszamy Państwa do wysłuchania unikalnego zestawu inspiracji, dotyczących implementacji nowoczesnych rozwiązań wspierających pracę back office. Mówimy „sprawdzam!”, aby przekonać się czy innowacje te są naprawdę efektywne czy może tylko… efektowne?

Open space 2.0 – problem hałasu przezwyciężony! Agnieszka Piątek, Kierownik ds. Efektywności Miejsca Pracy, WRIGLEY

Inteligentne skanowanie faktur – co można zyskać? Andrzej Dmochowski, Dyrektor ds. Administracyjno-Finansowych, XELLA

Automatyzacja procesu obsługi zgłoszeń pracowników – większa oszczędność i satysfakcja! Radosław Wierzchowski, Dyrektor Departamentu Zarządzania Majątkiem, PROVIDENT

Outsourcing usług administracyjnych Małgorzata Kroczek, Dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Obsługi Banku, ING BANK ŚLĄSKI

Zarządzanie podróżami służbowymi - poznaj 2 sposoby optymalizacji! Michał Markowicz, Dyrektor Biura Administracji i Logistyki, SYGNITY

Bring Your Own Device - nieuniknione, ale można się do tego odpowiednio przygotować!

4 Forum Administrative Directors Summit 2017 prelegenci

• Aleksander Doba Gość specjalny, Pierwszy człowiek, który przepłynął ocean kajakiem z jednego kontynentu na drugi
• Michał Markowicz Dyrektor Biura Administracji i Logistyki SYGNITY
• Monika Bis Dyrektor Działu Centralnych Zakupów i Administracji MEDICOVER
• Marcin Wnuk Dyrektor Personalny i Logistyki KOMPUTRONIK
• Joanna Cembrowicz Director Real Estate VOLVO POLSKA
• Maria Gulewicz Dyrektor departamentu zakupów, nieruchomości i administracji CREDIT AGRICOLE BANK POLSKA
• Ewa Bodio-Ziółkowska Kierownik Administracyjny AVON COSMETICS POLSKA
• Dariusz Noji Head Of Office Management BAYER
• Krystyna Foreman Office Manager NESTLE POLSKA
• Karolina Manikowska Dyrektor Działu Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy NOWY STYL GROUP
• Maciej Słysz Fleet Manager MSD Polska
• Agnieszka Piątek Kierownik ds. Efektywności Miejsca Pracy WRIGLEY POLAND
• Beata Birula Office Manager CONTINENTAL OPONY POLSKA
• Monika Gromadzka Kierownik Sekcji Obiegu i Archiwizacji Dokumentów JERONIMO MARTINS POLSKA
• Aleksandra Radomska Kierownik Administracji, Zespół Administracji ALLEGRO
• Jakub Tomczyk Office Fit-Out Advisory& Project Management SQ METRE
• Dominika Zielińska Managing Partner, Head of Architecture WORKPLACE SOLUTIONS
• Anna Marszałek Workplace Research& Space Planning Consultant NOWY STYL GROUP
• Paweł Moszner Instruktor Technik Antyterrorystycznych GROM CENTRUM SZKOLENIA AT
• dr n. wet. Sybilla Berwid-Wójtowicz Pet Nutrition& Communication Expert NESTLE POLSKA
• Ewelina Adamus Workplace Research& Development Consultant NOWY STYL GROUP
• Anna Dobieszewska Właściciel INTEGRITY
• Marek Skała Prezes MEGALIT INSTYTUT SZKOLEŃ
• Dorota Wiśniewska Dyrektor Biura Administracji i Nieruchomości RUCH
• Dagmara Zabrzeska Internal Services Manager VOLKSWAGEN BANK POLSKA
• Bartosz Pustuł Prezes Zarządu Dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami NAI Estate Fellows
• Justyna Magrzyk – Flemming NAI Estate Fellows

Hotel Courtyard by Marriott, ul. Żwirki i Wigury 1, Warszawa