Elektroniczny Obieg Dokumentów poprzez usprawnienia przepływu informacji jest podstawą efektywnych decyzji biznesowych w organizacjach.

W procesie operacyjnym organizacje przetwarzają duże ilości dokumentów. Rozwiązaniem dla zorientowanych na wyniki firm jest wdrożenie oprogramowania workflow, które łączy ludzi, procesy i dokumenty w celu poprawy efektywności, zmniejszenia kosztów.

Wszystko to przekłada się na szybsze podejmowanie  decyzji, lepszą koordynację działalności organizacji, zwiększoną współpracę między instytucja a jej otoczeniem.

Rozwój funkcjonalności oprogramowania do zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) sprawia, że rozwiązania te oferują większe możliwości przy niższych cenach, są lepiej dostosowane do różnych typów organizacji i urządzeń – od komputerów przez tablety do smartfonów.

Wraz z rozwojem stosowania e-dokumentów rosną wymagania w stosunku do dostępności serwisu. Firmy i urzędy wdrażając rozwiązania w zakresie EOD będą się starały zapewnić wysoką dostępność aplikacji. Rozwiązaniem jest tutaj  wirtualizacja i środowisko Cloud Computing. Wdrożenie EOD  oraz  integracja z procesami biznesowymi,  wpływa  na zwiększenie efektywności pracy i zyski.

Konferencja Elektroniczny Obieg Dokumentów cele

• Prezentacja rozwiązań przeznaczonych do skanowania, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów;
• Dyskusja nad obniżeniem kosztów wydruku i skanowania w firmie;
• Identyfikacja głównych problemów związanych z wdrożeniem systemów e-dokument;
• Czy to już czas na przejście do przechowywania, backupu i archiwizacji dokumentów w chmurze? Jaki typ Cloud Computing wybrać? Jakie kryteria zastosować przy wyborze dostawcy?
• Prezentacje case study najlepszych praktyk w zakresie wdrażania systemów e-dokument i rozwiązań do kontroli kosztów wydruków i skanowania. Jak przejść od rozwiązania do zarządzania dokumentami do środowisku, platformie wymiany informacji?

Konferencja Elektroniczny Obieg Dokumentów uczestnicy

• Kadra podejmująca strategiczne decyzje – prezesi zarządów, dyrektorzy finansowi, dyrektorzy IT;
• Kadra menedżerska odpowiedzialna za podejmowanie strategicznych decyzji w firmie;
• Starostowie, wójtowie i burmistrzowie urzędów powiatowych i gminnych;
• Kierownicy projektów IT, ds bezpieczeństwa, administratorzy systemów IT;
• Analitycy biznesowi;
• Osoby odpowiedzialne za procesy związane z zarządzaniem dokumentami, informacjami, korespondencją masową.

Konferencja Elektroniczny Obieg Dokumentów tematy

• Korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji do automatyzacji obiegu dokumentów. Do kogo są adresowane rozwiązania w zakresie automatyzacji zarządzania i obiegu dokumentów? Kiedy należy wdrażać tego typu rozwiązania?
• Przyszłe kierunki rozwoju archiwizacji dokumentów w administracji. Rola metadanych dla zarządzania i wyszukiwania dokumentów. Standardy archiwizowania dokumentów (ISO 14641-1:2012, ISO 27001). Certyfikacja systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów. Kontrola zgodności zarchiwizowanych dokumentów ze standardem archiwizacji. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie podpisu elektronicznego (francuskie rozwiązanie M@rine). Podpis elektroniczny jako gwarancja integralności zarchiwizowanego dokumentu. Rozwiązania open source do archiwizacji dokumentów wg standardu ISO 14721. Archiwizacja w chmurze. Zarządzanie dokumentami jako usługa (ang. Managed Document Services). Skalowalność rozwiązań do zarządzania obiegu dokumentów.
• Regulacje prawne w zakresie e-dokumentów. Digitalizacja dokumentów papierowych a zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i
• Omówienie zakresu standaryzacji i możliwości wynikających ze stworzenia mechanizmu Registred Mail.
• Zadania systemu Elektronicznego Zarządzania dokumentacją w świetle Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument Integralny i Autentyczny . Jak zintegrować aplikacje zarządzania dokumentami z systemami autoryzującymi.
• Systemy zarządzania dokumentami jako podstawowe wsparcie informatyczne mobilnych pracowników agencji i urzędów. Bezpieczeństwo danych w przypadku korzystania z netbooków, tabletów, smartfonów? (VPN, szyfrowanie danych, zdalne zarządzanie mobilnymi urządzeniami).
• Zarządzanie cyklem życia dokumentu – od jego utworzenia do archiwizacji i zniszczenia. Wybór dostawcy rozwiązań w zakresie zarządzania cyklem życia dokumentów. System zarządzania dokumentami jako część strategii w zakresie systemu zarządzania treścią (ang. CMS – Content Management System).
• Tendencje w rozwoju rozwiązań do elektronicznego zarządzania, dystrybucji i przechowywania (archiwizacji i wyszukiwania) dokumentów, poczty elektronicznej, faksów. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
• Systemy zarządzania dokumentami w służbie obywatela. Integracja systemów zarządzania dokumentami z rozwiązaniami portalowymi typu e-urząd, e-commerce, systemami ERP, CRM.
• E-faktury, jako część e-dokumentów, systemu wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange) oraz e-płatności. Korzyści z interoperacyjności. Cykl życia e-faktury – od wystawienia poprzez przesłanie / udostępnianie w portalu do archiwizacji, korekty, duplikatu. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
• System Obiegu Dokumentów jako element Jednolitej Platformy Wymiany Informacji.

Konferencja Elektroniczny Obieg Dokumentów program

Otwarcie i prowadzenie konferencji Monika Pietruszyńska, Astrafox

AMODIT – system, który sam projektuje procesy obiegu dokumentów Przemysław Sołdacki, Prezes, Astrafox

Jak zyskać na potencjale biznesowym ukrytym w informacji?  Altar ECM Paweł Sadowski, Business Development Manager, Altar

Za dużo dokumentów, a za małe szafy?– ELO pokaże, jak z tym sobie poradzić. Dokumenty krążą za długo po Firmie?  – ELO pokaże, jak to optymalizować Elke Schoenemann, Sales Manager Poland, ELO Digital Office

Elektroniczny obieg dokumentów – na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu? Jakiemu dostawcy zaufać? Marcin Prończuk, Managing Director, Progmate

Nie kupuj licencji, pobierz Alfresco Community i rozpocznij wdrożenie z BeOne Marcin Makowski, Dyrektor ds. Projektów, BeOne

Bezpieczeństwo prawne elektronicznego obiegu dokumentów: Stefan Cieśla,  Radca Prawny, Legal Counsel, Kancelaria Radcy Prawnego Stefan Cieśla

1.     Wstęp

• definicja i podstawowe obszary zastosowania EOD
• elektroniczny przepływ dokumentów a dane osobowe, dane wrażliwe i tajemnica przedsiębiorstwa

2.     Prawne aspekty przetwarzania danych podczas EOD

• ocena danych pod kątem jawności i możliwości przetwarzania
• prawne regulacje dotyczące przetwarzania danych osobowych i danych wrażliwych
• prawne regulacje dotyczące danych przedsiębiorstwa w prawie polskim i w prawie unijnym
• tajemnica przedsiębiorstwa: przepisy „ergo omnes“ a regulamin
• odpowiedzialność prawna w firmie w kontekście EOD

3.     Modele przetwarzania danych a bezpieczeństwo prawne dostawcy i odbiorcy oprogramowania

• technologiczne możliwości EOD a aspekty prawne
• oprogramowanie własne contra outcourcing
• cloud computing a EOD – zalety i zagrożenia

4.     Wybór modelu przetwarzania danych bezpiecznego pod względem prawnym, ekonomicznym i funkcjonalnym

• porównanie oprogramowania własnego i zewnętrznego
• analiza ryzyka bezpieczeństwa|

5.     Podsumowanie

Co zrobić, aby Twój biznes wszedł na wyższy level Piotr Sołtys, CEO, Vantis Holding