Zorganizowanie konferencji, niezależnie od tego, jaki będzie miała zasięg, jest bardzo dużym wyzwaniem. Trzeba zaplanować kwestie związane z czasem trwania konferencji, zapewnieniem odpowiedniego miejsca oraz ewentualnego wyżywienia i noclegów dla uczestników tego wydarzenia. Oczywiście inaczej będzie wyglądała organizacja konferencji dla kilkudziesięciu osób, a zupełnie inaczej dla kilkuset.

Pierwsze, co trzeba zaplanować to budżet, jaki możemy przeznaczyć na konkretną konferencję. Przy jego planowaniu trzeba ująć nie tylko samo wydarzenia, ale i jego promocję w mediach. Jeśli wydarzenie będzie prestiżowe i miało wysoką rangę to warto poszukać dla niego sponsorów. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie rozkładu konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących – np. dodatkowego programu artystycznego.

To właśnie w głównej mierze od budżetu i ilości sponsorów zależy ostateczny charakter imprezy. Dzięki odpowiednim środkom można wynająć prestiżowe sale konferencyjne, zapewnić catering i szereg dodatkowych atrakcji dla uczestników wydarzenia. Można wówczas przemyśleć także organizację konferencji w nietypowym miejscu – np. we wnętrzach pałacowych, na tatku lub w muzeum. Wówczas dodatkową atrakcją może być zapoznanie się z historią miejsca i zwiedzenie miejsc niedostępnych na co dzień dla turystów – np. magazynów muzealnych.

Organizując konferencję należy wziąć pod uwagę zdarzenia losowe, fakt przybycia innej liczby uczestników niż spodziewana, prognozy pogody (szczególnie przy organizacji imprezy w terenie) itp. Na każdą sytuację warto opracować dodatkowy, „awaryjny” plan.

Pamiętać trzeba także o reklamie – im lepiej przygotujemy spoty reklamowe i całą kampanię marketingową dla wydarzenia, tym więcej osób się na niej pojawi. Najważniejsza jest promocja w czasopismach i na portalach branżowych. Warto też przygotować stronę internetową dla wydarzenia. Powinny się znaleźć na niej informacje odnośnie kosztów uczestnictwa, dane organizatora i aktualne dane odnośnie programu imprezy. Warto też przygotować opis programu wydarzenia.

Miłym gestem w stronę uczestników będzie przygotowanie dla nich materiałów informacyjnych i gadżetów, które jednocześnie będą stanowiły reklamę dla wydarzenia, organizatora i sponsorów.

Newsletter

captcha 

Informacje dot. plików cookies

ComminT Sp. z o.o. stosuje pliki cookies, które są niezbędne w celu odpowiedniego funkcjonowania ich stron internetowych. Z zastrzeżeniem Twojego wyboru, ComminT Sp. z o.o. może również stosować pliki cookies w celu polepszenia Twojego doświadczenia, w celu zabezpieczenia i zapamiętania danych do logowania, w celu zarządzania sesją, dla celów statystycznych, aby usprawnić funkcjonalność i zapewnić spersonalizowaną zawartość stron internetowych zgodną z Twoimi zainteresowaniami. Szanujemy Twój wybór, zarówno tu jak i w aplikacjach, gdzie wymagane są zaawansowane ustawienia cookies. 
Aby zapewnić płynną nawigację, Twoje preferencje dotyczące plików cookies będą udostępnione następującym domenom internetowym ComminT: Severso.pl, Google.com
Przeznaczenie i użytkowanie plików cookies na tych domenach pozostanie niezmienione. Kliknij "Wyraź zgodę i kontynuuj ze standardowymi ustawieniami ComminT" w celu akceptacji plików cookies i przejdź bezpośrednio do strony internetowej lub kliknij "Sprawdź ustawienia plików cookies", aby uzyskać szczegóły opis rodzajów plików cookies i/lub określić własne ustawienia plików cookies.