Dzisiaj eventem biznesowym może być nawet śniadanie na trawie. Kiedyś było to nie do pomyślenia. Dzisiaj staje się codziennością. Jednak niezależnie od tego czy planujemy niewielkie spotkanie, czy też dużą konferencję trzeba pamiętać, że jest to firmowe przedsięwzięcie, które musi być dobrze zaplanowane by uniknąć wpadek.

Co trzeba brać pod uwagę? Oto kilka najważniejszych kwestii:

- cel eventu musi być zgodny z ogólnym celem kampanii marketingowej firmy – po ustaleniu celu wybiera się kolejne rzeczy związane z organizacją evetnu – grupę docelową, miejsce eventu i wiele innych.  Ważne, by do realizacji celów wyznaczyć odpowiednie osoby – odpowiedzialne i fachowe.

- przygotowanie przebiegu evetnu i ustalenie budżetu – oczywiście trzeba pamiętać, że budżet takiego przedsięwzięcia jest stosunkowo elastyczny. Niektóre wydatki pojawiają się dosłownie w ostatniej chwili, jednak przygotowanie budżetu pozwala kontrolować wydatki. A harmonogram umożliwia sprawdzenie czy prace posuwają się w odpowiednim tempie.

- realizacja – warto przygotować sobie kilka scenariuszy i dodatkowy plan awaryjny, który pozwoli na przygotowanie się na wszelkie nieprzewidywalne sytuacje – zdarzenia losowe, do których można zaliczyć zarówno zmianę pogody, spóźnienie się głównego prelegenta czy awarię instalacji elektrycznej. Jest to szczególnie ważne przy organizowaniu dużych imprez, gdzie dodatkowo trzeba zadbać o zaplecze medyczne i o ochronę.