Agencja eventowa to firma zajmującą się organizowaniem wydarzeń dla klientów. Klientami agencji eventowej mogą być firmy, organizacje oraz osoby indywidualne.

Liczba agencji eventowych w Polsce wynosi powyżej 2000. Agencje eventowe należy podzielić na kilka kategorii. Kategorie agencji eventowych, które poniżej wymieniam dotyczą ich rozróżnienia na bazie organizacji, a nie specjalizacji. Wynika to z faktu, że w Polsce nie ma agencji eventowych, które zajmują się organizowaniem eventów tylko i wyłącznie jednego rodzaju.

Podział agencji eventowych według organizacji:

• Agencja eventowa – freelancer. Firma prowadzona przez jedną osobę, która nie posiada zaplecza. Głównymi jej zasobami są relacje z klientami. W wielu wypadkach bardzo bliskie relacje z klientami. Na tej bazie tworzy eventy. Agencja eventowa – freelancer to w wielu wypadkach firma prowadzona przez byłego pracownika korporacji lub innej większej agencji eventowej. Firma rozpoczęła swoją działalność na bazie relacji z jednym lub kilkoma dużymi klientami. Kolejne lata działania agencji eventowej – freelancer na rynku pokazują, czy firma jest w stanie wygenerować przychód z innych źródeł niż tylko z jednego klienta.
• Agencja eventowa – zogniskowana. Wybrałem określenie zogniskowana bo mam na myśli firmę, która zajmuje się oferowaniem jednego rodzaju usług eventowych. W tej kategorii nie ma wiele firm. To z czym spotkam się na rynku to agencja eventowa incentive trip. Firma, założona przez pasjonata podróży, który przekuł swoją pasję w biznes eventowy.
• Agencja eventowa – multiagencja. Najczęściej występujący rodzaj agencji eventowej w Polsce. Jest to firma, która łączy w sobie organizację eventów z innymi działalnościami usługowymi skierowanymi do tej samej grupy docelowej. W Polsce najczęściej są to firmy eventowe, które oferują inne usługi marketingowe takie jak: organizacja konkursów, działania public relations, usługi reklamowe.

Może poza firmami incentive trip, w Polsce jest bardzo nieliczna grupa firm, agencji eventowych zajmujących się tylko i wyłącznie eventami. Taka sytuacja wynika z kliku powodów.

Powody, dla których większość agencji eventowych w Polsce to multiagencja:

• Konkurencja cenowa – nadal cena jest jednym z głównych elementów branych pod uwagę przez klientów agencji eventowych.
• Koszty wejścia na rynek - niezbędne koszty aby rozpocząć działalność agencji eventowej. Nie ma takich istotnych kosztów. Dużo większe koszty muszą ponieść firmy techniczne odpowiadające za scenografię, światło, dźwięk. Samo prowadzenie agencji eventowej nie jest związane z istotnymi nakładami finansowymi.
• Wielkość rynku eventowego – mimo istniejącego już wiele lat i stale rosnącego rynku eventów w Polsce, nadal chcąc rozwijać agencję eventową łatwiej zaoferować istniejącym, zadowolonym klientom dodatkowe usługi, niż szukać nowych klientów na usługi agencji eventowej.

Typowe wydarzenia, które organizuje agencja eventowa:

• Spotkania
• Prezentacje
• Wyjazdy grupowe
• Prezentacje produktów
• Wyjazdy incentive trip integracyjne, motywacyjne, szkoleniowe

Co pominąłem w tym artykule według Ciebie?