Dlaczego tak wiele firm organizuje obecnie konferencje? Czy prócz oczywistej, najbardziej podstawowej roli, jaką jest przekazywanie wiedzy, konferencje biznesowe spełniają także dodatkowe cele? W niniejszym artykule analizujemy fenomen konferencji biznesowych i perspektywy, które otwierają się dzięki nim.

Konferencje biznesowe to od pewnego czasu swoisty fenomen. Z jednej strony mamy w nim uczestników, którzy szukają albo konkretnych wydarzeń, albo określonej tematyki. Nieraz – w przypadku wydarzeń cyklicznych – uczestniczą w każdej kolejnej edycji, zapisując się na nią z wyprzedzeniem. Udział w warsztatach i wykładach oznacza dla nich dostęp do aktualnej wiedzy, ale także do ludzi: autorytetów, potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych.

Z drugiej strony – musimy dostrzec także rosnącą liczbę konferencji biznesowych i stale nowych organizatorów tego typu eventów. W największej polskiej bazie konferencji biznesowych – kreatorzy.eu – figuruje już ponad [ile] spotkań. Przeważają wśród nich:

• konferencje marketingowe,
• konferencje HR,
• konferencje finansowe,
• konferencje IT,
• szkolenia sprzedażowe.

Liderzy w branży konferencji bez większego wysiłku zapełniają sale na kilka tysięcy osób, budują spore społeczności i utrzymują z nimi żywy kontakt. Tworzą także powiązane ze szkoleniami produkty. Branża eventowa w obszarze szkoleń i konferencji zamieniła się w potężny, dynamicznie rozwijający się i bardzo profesjonalny biznes, który trzeba dostrzec. W jaki sposób można wykorzystać potencjał konferencji? Jak można połączyć ideę przekazywania wiedzy i główny cel istnienia firm, czyli Lead Generation (pozyskiwanie leadów sprzedażowych)?

Konferencje a leady sprzedażowe

Jednym z najważniejszych zadań każdego biznesu jest pozyskiwanie tzw. leadów, czyli osób (organizacji) zainteresowanych ofertą. Firmy realizują tę strategię na dwa sposoby – albo poprzez kampanie ukierunkowane na „wypychanie” produktu na rynek („push”), albo poprzez działania pomyślane tak, by przyciągnąć samych klientów („pull”).

Wręcz obowiązkowym zadaniem nowoczesnej firmy stało się budowanie takich relacji z odbiorcami, by sami poszukiwali oni oferty firmy, sami chcieli z niej skorzystać. Odpowiednio zbudowana społeczność staje się w tym przypadku własnym źródłem leadów – często najefektywniejszym i najtańszym. Utrzymanie klientów jest o wiele bardziej opłacalne, niż pozyskiwanie stale nowych klientów – tę zasadę znają za pewne wszyscy Czytelnicy niniejszego artykułu, nie będziemy jej więc rozwijać.

W jaki sposób jednak źródłem leadów sprzedażowych stają się konferencje?

1. 1.      Konferencje tematyczne gromadzą grupę odbiorców o wspólnych cechach. Ze 100% pewnością można przyjąć, że uczestnik eventu dotyczącego controllingu w firmie jest zainteresowany zdobywaniem wiedzy w tej dziedzinie. Wiadomo zatem, że jest także potencjalnym odbiorcą materiałów poświęconych zagadnieniom menedżerskim, optymalizacji wyników finansowych, bieżącymi trendami w tym zakresie.
2. 2.      Udział w konferencji wiąże się z podaniem danych. Niezbędną częścią leadu sprzedażowego są dane. Może to być imię i nazwisko, adres e-mail, telefon kontaktowy. Czasem firmie udaje się pozyskać także dodatkowe dane - np. adres korespondencyjny czy informacje o wieku, płci, kwalifikacjach, poziomie wykształcenia czy zainteresowaniach leadu. Ta wiedza jest bezcenna z punktu widzenia strategii marketingowej i sprzedażowej. W przypadku konferencji podanie danych jest kwestią oczywistą – zwłaszcza, jeśli wstęp na wydarzenie wiąże się z rezerwacją miejsc lub płatnościami. Zatem konferencja na 1000 osób to nie tylko 1000 sprzedanych produktów (biletów), ale też 1000 leadów sprzedażowych.
3. 3.      Konferencje sprzyjają budowaniu relacji. Udział w evencie kreuje zaangażowanie. Uczestnicy mają poczucie, że otrzymują realną wartość: wiedzę, nowe kontakty, dodatkowe materiały branżowe, czasem certyfikat ukończenia np. szkolenia lub warsztatów. Nie jest to więc jedynie transakcja kupna-sprzedaży, o której łatwo zapomnieć, ale szansa na zbudowanie trwałych relacji klienta z marką.

Jakie narzędzia Lead Generation można wykorzystać w związku z konferencją?

Podzielmy proces pozyskiwania leadów sprzedażowych na dwie części. Pierwszy – podczas zapisów na samą konferencję, i drugi – związany z późniejszym pozyskiwaniem leadów na potrzeby innych kampanii.

Narzędzia Lead Generation przed konferencją

• Biuletyny/ newslettery dla osób zainteresowanych. W ramach kampanii wykorzystać można strony typu Landing Page (w tym popularne Squeeze Page, czyli „wyciskacze”). Subskrybenci zapisują się na listę, aby otrzymywać informacje dotyczące konferencji, terminów, programu itp. Mogą zyskać także dodatkowe benefity, takie jak rabaty czy materiały premium. Narzędzie pozwala pozyskać głównie podstawowe dane – imię oraz adres e-mail.
• Formularz zapisu na konferencję. Rejestrując się, osoby zainteresowane rezerwują miejsce, mogą także dokonać płatności. Zakres pozyskiwanych danych zależy od formularza – najczęściej jest to imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe (adres, telefon). Czasem można także zaprosić uczestników do wypełnienia ankiety, w której ujawnią dodatkowo wiek, zainteresowania biznesowe, doświadczenie i kwalifikacje.
• Aplikacja mobilna. Może zawierać formularz rejestracyjny na konferencję i umożliwiać zbieranie danych określonych powyżej. Ma jednak tę zaletę, że „towarzyszy” uczestnikowi także później, w trakcie samej konferencji, dostarczając dodatkowych, przydatnych informacji.

Narzędzia Lead Generation po konferencji

• Ankiety satysfakcji. Pozwalają na ocenę zadowolenia użytkownika, ale także na pozyskanie zapisów na kolejne produkty. Użytkownik może pozostawić np. numer telefonu, aby otrzymywać powiadomienie SMS o produktach związanych z konferencją.
• Formularze zapisu na produkty związane z tematem konferencji, takie jak: dodatkowe artykuły, raporty, e-booki, prezentacje, narzędzia (skrypty, check-listy). Ich oferta skierowana może być bądź do samych uczestników konferencji, bądź też do szerszego grona odbiorców (z zastrzeżeniem, że uczestnicy konferencji otrzymują dodatkowe benefity, rabaty itp.).
• Webinary i nagrania pokonferencyjne. Jeśli wystąpienia są rejestrowane, można wykorzystać ich darmowe fragmenty jako próbki. Pozyskiwanie leadów odbywa się wówczas za pomocą strony Landing Page – użytkownicy pozostawiają swoje dane, aby uzyskać dostęp do materiałów.

 Zwróćmy uwagę na fakt, że materiały pokonferencyjne mogą posłużyć w działaniach z zakresu Lead Generation, skierowanych zarówno do uczestników konferencji, jak i szerokiego kręgu osób zainteresowanych daną tematyką. Ich odpowiednie wykorzystanie sprzyja budowaniu społeczności wokół marki.

 Lead Generation jako przyszłość biznesu

 Nie ma najmniejszych wątpliwości, że skuteczność w pozyskiwaniu leadów będzie przesądzała o powodzeniu wszelkich działań biznesowych marki. Im większa konkurencja, tym ważniejsze jest, aby leady pozyskiwane były w sposób nieprzypadkowy i aby osoba, która wyraża zainteresowanie produktem otrzymała w zamian wartościową treść. Tę zasadę – sprzedaży poprzez edukację –  idealnie realizują właśnie konferencje biznesowe.